Microsoftilla suunnitellaan seuraavan sukupolven työkaluja informaatioähkyn hallintaan. Automaattisesti rakentuvat samaa aihetta käsitteleviä dokumentteja ja ihmisiä niputtavat projektit kuulostavat todella mielenkiintoisilta. Nykyään suuri osa sähköpostin kanssa työskentelystä kuluu tehden koko ajan uudelleen ja uudelleen hakuja kansioihin: mistä keskusteltiin, kuka lähetti mitäkin liitteitä ja mitä viestiketjussa puhuttiin.
Nykyiset sähköpostiohjelmani (töissä Outlook 2000 ja kotona Pine) sisältävät tehokkaat hakutoiminnot ja toimivat suodattimet, ja spammiongelmakin on hallinnassa (kiitos bogofilterin). Mutta silloin kun päivittäin tulevan sähköpostin määrä liikkuu yli sadassa (plus lisäksi postituslistat ja spammi), perustyökalut eivät enää yksinään riitä, vaan koko sähköpostin käyttöliittymä tarvitsee uudelleenmiettimistä.
“The failure to adequately stay on top of all e-mail from friends and co-workers eventually translates into animus toward technology […] “It makes me not like my computer, […] it makes me feel I’m disorganized.” Kuulostaako tutulta?
Olen jo jonkun aikaa sitten tehnyt erään huomion: On hassua, että tietokoneiden yleisimmät käytöt ovat varmaankin tekstinkäsittely ja säkhöposti – ja juuri molemmilla näillä aloilla sovellukset ja järjestelmät ovat todella ala-arvoisessa tilassa.
Sähköpostitulvasta on tehty tutkimuksia. Nämä tutkimukset ovat osoittaneet ongelmakohtiin, ja niille on etsitty korjausmahdollisuuksia. Silti en ole löytänyt yhtään säkhöpostiohjelmaa, joka todella auttaisi näihin ongelmiin. Tai edes vähän yrittäisi.
Hienoa, että joku tekee asialle jotain, ja näyttää esimerkkiä. Ikävää vain jos ensimmäisen todella hyödyllisen sähköpostiohjelman tekijänä on Microsoft, sillä yleensä se nimi tarkoittaa myös erittäin ikäviä lieve-ilmiöitä. Toivottavasti niistä Mircosoftin tulevista mokauksista sen ohjelman kanssa ei sitten oteta esimekkiä.
En usko, että mikään automaattinen työkalu pystyy ratkaisemaan informaatioähkyä, niin teknokraatti kuin olenkin. Ne voivat lievittää sitä, mutta varsinaisesti ongelmaa auttaa vain se, että ihmiset jalostavat tietoa.
Google ei auta tiedon löytämisessä sen takia, että se yhdistelisi eri sivuilla olevia tiedonpalasia, vaan sen takia, että se auttaa löytämään ne hyvin tehdyt aihetta käsittelevät sivut kaiken roskan joukosta.
Mitä tulee sähköpostin määrän ongelmaan, olen vakuuttunut siitä, että paras ratkaisu siihen on saada ihmiset kirjoittamaan parempia kirjeitä, joissa on ajatuksella kirjoitettu kaikki oleellinen aiheesta. Tämä myös vähentää postin määrää. Muutaman rivin pikaisesti lähetetyt sepustukset ovat ongelma, jos niillä on tarkoitus keskustella tärkeistä asioista, lounaspaikan sopimiseen ne toki sopivat.